eCopy ShareScan – Numérisation intelligente et workflows de capture
Tungsten eCopy ShareScan est une solution de capture de documents qui transforme les copieurs et scanners en véritables points d’entrée vers vos applications métiers et vos espaces de travail collaboratifs.
Elle permet de numériser, traiter et acheminer les documents papier et électroniques vers les bons services, utilisateurs et systèmes, tout en sécurisant les informations et en simplifiant l’expérience utilisateur au niveau des MFP.
Grâce à ses boutons de workflows personnalisables et à son interface claire sur les multifonctions, eCopy ShareScan permet à chaque collaborateur d’envoyer en quelques touches ses documents vers un dossier, un email, SharePoint, OneDrive, un GED ou une application métier.
Fonctionnalités principales
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Capture centralisée depuis les MFP : interface intégrée sur les copieurs permettant de choisir simplement le type de document, la destination et les options de traitement (format, résolution, couleur, etc.).
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Workflows de numérisation personnalisables : création de boutons dédiés (ex. « Factures fournisseurs », « Dossier RH », « Contrat client ») qui appliquent automatiquement les bons paramètres de scan, de nommage, d’indexation et de routage.
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OCR et conversion avancée : reconnaissance de texte de haute précision (moteur OmniPage) pour générer des PDF interrogeables ou des formats Office modifiables, facilitant la recherche, la réutilisation et l’archivage des contenus.
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Intégration avec Microsoft 365 et GED : connexion directe à Outlook, OneDrive, SharePoint et aux principaux systèmes de gestion documentaire et applications métiers, pour déposer les documents au bon endroit dès la numérisation.
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Prévisualisation et contrôle qualité : aperçu à l’écran, suppression des pages inutiles, correction d’orientation et ajustements avant validation afin de limiter les erreurs et les rescans.
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Sécurité et conformité : authentification (ex. Active Directory), droits basés sur les profils, chiffrement, traçabilité des opérations et journaux d’audit pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité.
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Administration centralisée : console d’administration pour configurer, tester et déployer les workflows sur tout le parc d’équipements, quel que soit le constructeur, avec une gestion simplifiée des profils utilisateurs et des modèles de numérisation.
🚀 Avantages de la solution eCopy ShareScan
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Gain de temps au quotidien : les utilisateurs déclenchent en quelques secondes des workflows complexes (numérisation + conversion + indexation + dépôt) à partir d’un simple bouton sur le MFP, ce qui réduit les manipulations et les erreurs.
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Réduction des coûts et des tâches manuelles : automatisation des étapes de préparation, de renommage, de classement et d’envoi des documents, ce qui diminue les tâches administratives répétitives et améliore la productivité globale.
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Meilleure qualité et exploitabilité des documents : grâce à l’OCR et aux fonctions de traitement d’image, les documents sont propres, lisibles, interrogeables et facilement retrouvables dans vos systèmes.
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Sécurité renforcée des informations : contrôle des accès, authentification des utilisateurs et traçabilité des opérations de numérisation, pour protéger les données sensibles et respecter les politiques internes comme les exigences réglementaires.
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Expérience utilisateur unifiée : la même interface, les mêmes boutons et les mêmes workflows sont disponibles sur l’ensemble du parc de multifonctions, simplifiant la prise en main et limitant les besoins de formation.
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Solution évolutive pour PME et grands comptes : eCopy ShareScan s’adapte aussi bien à une installation sur quelques MFP qu’à un déploiement à grande échelle, avec une architecture client‑serveur et une administration centralisée.